Dokumenty i RODO – Program dla OSK
Kompleksowy moduł do zarządzania dokumentacją szkoły jazdy z pełną zgodnością z RODO. Bezpieczne przechowywanie dokumentów kursantów (PKK, badania lekarskie, umowy), zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych, automatyczne przypomnienia o terminach ważności i pełna ścieżka audytu operacji na danych osobowych.
Jaki problem rozwiązuje moduł dokumentów?
Szkoły jazdy przetwarzają wrażliwe dane osobowe kursantów i muszą spełniać wymogi RODO. Tradycyjne metody przechowywania dokumentów są ryzykowne i nieefektywne:
- Dokumenty papierowe w segregatorach – ryzyko zagubienia, zniszczenia, kradzieży
- Brak kontroli nad tym, kto ma dostęp do danych osobowych kursantów
- Trudność w śledzeniu terminów ważności dokumentów (PKK, badania)
- Brak dokumentacji zgód RODO i ich wersjonowania
- Ryzyko kar finansowych za naruszenie przepisów o ochronie danych
Moduł dokumentów w PlanJazd zapewnia bezpieczne przechowywanie, pełną zgodność z RODO i automatyzację zarządzania dokumentacją.
Jak to działa w PlanJazd
Przechowywanie dokumentów
System umożliwia przesyłanie i przechowywanie skanów dokumentów: PKK (Profil Kandydata na Kierowcę), badania lekarskie, orzeczenia psychologiczne, umowy szkoleniowe, zaświadczenia. Dokumenty są szyfrowane i przechowywane na serwerach w UE.
Zarządzanie zgodami RODO
Każdy kursant przy rejestracji wyraża zgody na przetwarzanie danych. System przechowuje: treść zgody, datę wyrażenia, wersję dokumentu, sposób wyrażenia (elektronicznie/papierowo). Możliwość wycofania zgody z zachowaniem historii.
Przypomnienia o terminach
System automatycznie monitoruje terminy ważności dokumentów i wysyła przypomnienia: 30 dni przed wygaśnięciem PKK, przed końcem ważności badań lekarskich. Administrator widzi listę dokumentów wymagających odnowienia.
Ścieżka audytu
Każda operacja na danych osobowych jest rejestrowana: kto, kiedy, co zrobił (dodał, edytował, usunął, wyeksportował). Pełna ścieżka audytu wymagana przez RODO. Raporty dla Inspektora Ochrony Danych.
Kto korzysta z tej funkcji
Właściciel OSK
Główny administrator dokumentów. Pełny dostęp do wszystkich dokumentów, zgód RODO i raportów audytowych.
Instruktor
Ograniczony dostęp do dokumentów przydzielonych kursantów. Może sprawdzić ważność PKK i badań.
Kursant
Dostęp do własnych dokumentów w panelu kursanta. Możliwość pobrania umowy i zarządzania zgodami.
Obsługiwane typy dokumentów
PKK
Profil Kandydata na Kierowcę z numerem i datą ważności. Automatyczne przypomnienia przed wygaśnięciem.
Badania lekarskie
Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań. Śledzenie daty ważności i kategorii.
Badania psychologiczne
Dla kategorii C, D, CE, DE. Orzeczenie psychologiczne z datą ważności.
Umowa szkoleniowa
Podpisana umowa z kursantem. Generowanie z szablonu lub upload skanu.
Zgody RODO
Zgody na przetwarzanie danych, marketing, kontakt. Wersjonowanie i historia.
Zaświadczenia
Zaświadczenia o ukończeniu kursu, egzaminach wewnętrznych i innych.
Korzyści operacyjne dla OSK
Ochrona przed karami RODO
Pełna zgodność z przepisami o ochronie danych
Szybki dostęp do dokumentów
Wyszukiwanie w sekundy zamiast przeszukiwania segregatorów
Automatyczne przypomnienia
Nigdy nie przegapisz wygasającego dokumentu
Bezpieczeństwo danych
Szyfrowanie i kontrola dostępu
Gotowość na kontrolę
Pełna dokumentacja dla UODO i innych organów
Koniec z papierem
Digitalizacja dokumentacji OSK
Zabezpiecz dokumentację swojej szkoły jazdy
Skontaktuj się z nami, aby zobaczyć moduł dokumentów i RODO w działaniu.
Umów prezentację